档案是每个人在职场和生活中难以避免的一部分，无论是个人还是组织，都需要档案作为依据来操作。所以，大家应该了解一些基本的档案知识，尤其是在查询档案时不能掉以轻心。

我们需要明确档案的概念和作用。档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，对于个人来说，档案是证明自己身份和经历的重要依据，对于组织来说，档案是管理人才、衡量绩效和评价质量的重要依据。

我们需要了解档案的保护和更新。档案是受国家的法律保护的，无论是个人还是组织，都应该重视档案的保护工作。如果档案在自己手上存放超过两年的时间，就会断档无法正常使用，因此，我们应该定期将档案交给组织管理，保证档案的完整性和时效性。档案也需要不断更新，及时记录个人的变化和发展情况，以便更好地管理个人和评价绩效。

我们还需要了解档案的使用和查询。档案在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时，都需要使用档案。如果档案在手上还被拆开的话，档案也是会变成死档的，死档是没有任何的法律效力的，只有重新激活才可以正常存放使用。因此，我们在查询档案时，一定要注意档案的完整性和时效性，避免操作失误导致档案失效。

我想再重点提醒大家一点，就是查询档案时一定要注意查询档案地址和库存所在地点。特别是在查询档案时，我们应该了解当地的档案管理政策和流程，以便更好地查询档案。例如，查询山东的档案地址时，我们应该了解山东查找档案库存所在地点的具体方法和流程，避免时间和精力浪费。

档案是重要的证明资料和管理工具，我们必须重视档案的保护、更新和查询，才能更好地利用档案这一资源来管理个人和组织。在查询档案时，我们要了解当地的档案管理政策和流程，以便更好地查询档案。这样才能避免因操作失误导致档案失效，从而更好地管理个人和组织。