人事档案是记录一个人的政治面貌、主要经历、品德作风等个人情况的文件材料。这些档案起着凭证、依据和参考的作用。在个人转正定级、职称申报、办理养老保险以及开具考研等相关证明时均需要使用档案。

档案是受国家的法律保护。所以在管理个人档案的时候，我们需要遵循有关法律法规的规定，保护档案的安全性和完整性。

我们为什么需要人事档案呢？首先，人事档案可以帮助我们更好地了解自己。通过档案的记录，我们可以回顾自己的成长历程，了解自己的强项和薄弱点，为今后的发展提供有力的参考。其次，人事档案还可以帮助我们提高自己的职业发展。在职业晋升时，我们可以凭借档案的记录来证明自己的工作能力和个人素质，提升自己的职业地位。此外，档案还可以为我们提供一种法律保障。在工作中，我们可能会遇到一些纠纷或者意外事情，此时，我们的档案就可以作为证明个人情况的依据，为维护个人合法权益提供有力支持。

对于个人而言，管理好人事档案是必要的。而对于学校和企事业单位而言，管理好员工和学生的档案同样也是必须的。这不仅有利于管理者更加了解员工或学生的情况，也有利于单位更好地开展人才培养和管理工作。

提醒大家，对于个人档案的管理，我们需要每年进行档案的更新。如果过长时间未更新，档案就可能会断档，无法正常使用。同时，如果档案在手上超过两年时间，也会导致档案失效。此外，如果档案被拆开，也会使档案失效。档案失效需要找到档案服务机构将档案重新激活，才能继续正常使用。

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