当学生查询个人档案时，他们需要准备以下材料：身份证原件、身份证复印件、介绍信、入住证、毕业证和工作单位证明。为了确保能够顺利地查询档案，建议提前预约并电话咨询当地的人才中心，确认所需材料和档案的位置。

  毕业生可以在毕业后两年内向学校申请调取档案。如果档案没有在规定时间内被取回，学校会将档案长期保管并移交给当地的户籍地人才中心。对于一些公共机构和国有企业，他们的员工离职后也会将档案归还。但是具体操作要求可能有所不同，需要根据具体情况来确定。

  如果你选择自行查询，需要的时间会根据个人的时间和情况来定。如果你感觉时间紧迫或没有足够的时间来查询档案，你也可以考虑寻求专业的档案查询服务机构，例如档案服务机构，他们最快可以在24小时内完成档案的查询服务。这样可以更高效地获取所需的档案信息，以备未来使用。